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大型会议策划的流程与方案

网站编辑:诚智策划 发布日期:2019-03-06 09:56 点击:
导读:今天诚智小编给大家介绍一下,我们举办大型会议活动,一般需要经历哪些几个环节与哪些流程?总结我们提供会议服务的经验,一般而言,您的会议确定以及成功举行,大多经过以下几

  今天诚智小编给大家介绍一下,我们举办大型会议活动,一般需要经历哪些几个环节与哪些流程?总结我们提供会议服务的经验,一般而言,您的会议确定以及成功举行,大多经过以下几个环节。

  大型会议策划的流程与方案

  1、策划

  我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础。

  2、咨询

  在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

  3、考察

  在双方进一步取得互信后,我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

  4、确定

  这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

  5、执行

  严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

  6、结算

  双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

大型会议策划的流程与方案

  以下为相应的流程介绍

  一、会前

  1. 与会议主办方洽谈,了解相关会议需求;

  2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方;

  3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料,让会议方提前做到成竹在胸;

  3. 如有需求,可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况;

  4. 确定方案,签订合同,预付定金。

  二、会中

  3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等;

  4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求;

  5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排;

  6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游等安排和确认;

  7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认;

  8. 会议礼品:会议礼品的采购、发放服务;

  8. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

  三、会后

  1. 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;

  2. 资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册;

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